Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 7 octobre 2026

Qui est responsable de vos données

SAS Hôtellerie Laminak est responsable du traitement des données personnelles collectées sur ces pages. Pour toute question ou demande concernant vos données :

La direction
reception@hotelindarra.com
1 route de Saint-Pée, 64210 Arbonne

Quelles données, pour quoi faire

Nous ne collectons que ce qui est utile à votre demande. Aucune donnée n’est vendue ni transmise à des tiers à des fins publicitaires.

Séjour et pré-arrivée

Finalité: Préparer l’arrivée, répondre aux demandes pendant le séjour, envoyer les informations pratiques.
Données: Nom, email, téléphone, langue, dates, chambre, heure d’arrivée, transport, messages et demandes.
Base légale: Exécution du contrat d’hébergement.
Durée: 36 mois
Destinataires: Réception et direction. Le système de gestion hôtelière (PMS) de l’hôtel.

Pièce d’identité au pré-enregistrement

Finalité: Remplir la fiche de police prévue par le Code de l’entrée et du séjour des étrangers, et vérifier l’identité.
Données: Photo de la pièce d’identité (recto, verso), date de vérification.
Base légale: Obligation légale (fiche individuelle de police).
Durée: 7 jours
Destinataires: Réception uniquement. Stockage chiffré, jamais public.

Pour mieux vous accueillir (facultatif)

Finalité: Préparer un accueil personnel : une occasion à fêter, les prénoms des enfants, le nom d’un animal, ce qui fait plaisir au client.
Données: Occasion, anniversaire (jour et mois), prénoms des enfants, nom de l’animal, centres d’intérêt, une habitude.
Base légale: Consentement : le bloc est facultatif. Conservé d’un séjour à l’autre seulement si le client coche la case prévue ; il peut demander l’effacement à tout moment.
Durée: Sans l’accord du client : effacé quelques jours après le départ, avec les pièces d’identité. Avec son accord : gardé avec la fiche client, trois ans après le dernier contact.
Destinataires: Réception et direction.

Pour votre confort (facultatif)

Finalité: Servir le client sans lui redemander : ses allergies et son régime à table, et, s’il réserve un soin, ce que le praticien doit savoir (grossesse, allergie aux huiles, blessure).
Données: Allergies et régime alimentaire ; grossesse, allergie aux huiles ou produits de massage, blessure récente (données de santé).
Base légale: Consentement explicite : le bloc est facultatif, chaque réponse aussi.
Durée: Effacé quelques jours après le départ, avec les pièces d’identité. Seules les préférences de table restent sur la fiche client, si le client coche la case prévue (trois ans après le dernier contact). Les réponses sur la santé ne sont jamais gardées d’un séjour à l’autre.
Destinataires: La table : réception, salle et cuisine. La santé : réception et le praticien de la séance réservée.

Réservation de soins, cours et activités

Finalité: Réserver une séance, prévenir le prestataire, confirmer et rappeler le client.
Données: Nom, email, téléphone, chambre, séance choisie, préférence de praticien, besoins particuliers.
Base légale: Exécution du contrat (la prestation réservée).
Durée: 36 mois
Destinataires: Réception, spa, et le prestataire concerné (nom et séance seulement).

Carnets, abonnements et bons cadeaux

Finalité: Enregistrer la demande, envoyer le lien de paiement et le code, suivre les séances restantes.
Données: Nom, email, téléphone, formule choisie, nom et email du bénéficiaire pour un cadeau.
Base légale: Exécution du contrat.
Durée: 36 mois
Destinataires: Réception et spa. Le paiement est réalisé par l’hôtel, l’app ne voit aucune donnée bancaire.

Demandes de devis (groupes, séminaires, événements)

Finalité: Comprendre le projet, établir et envoyer un devis, le faire signer.
Données: Nom, société, fonction, email, téléphone, adresse de facturation, besoins de l’événement, signature électronique (tracé, nom, date, adresse IP).
Base légale: Mesures précontractuelles, puis exécution du contrat.
Durée: 12 mois
Destinataires: Direction et service commercial de l’hôtel.

Demandes de devis non terminées

Finalité: Garder les réponses déjà saisies et recontacter le client, par email ou par téléphone, pour l’aider à terminer sa demande.
Données: Nom, société, email, téléphone, réponses déjà saisies dans le formulaire.
Base légale: Consentement, donné par une case facultative au début du formulaire. Il se retire à tout moment, par le lien présent dans chaque email ou en nous écrivant.
Durée: 3 mois
Destinataires: Direction et service commercial de l’hôtel.

Devis signés et ventes

Finalité: Conserver la preuve du contrat et les pièces comptables.
Données: Devis signé, lignes vendues, règlements enregistrés.
Base légale: Obligation légale (comptabilité, prescription commerciale).
Durée: Dix ans pour les pièces comptables, cinq ans pour la preuve du contrat.
Destinataires: Direction et comptabilité de l’hôtel.

Boutique et coffrets en ligne

Finalité: Préparer la commande, prévenir le client quand elle est prête.
Données: Nom, email, téléphone, chambre, articles choisis.
Base légale: Exécution du contrat.
Durée: 36 mois
Destinataires: Réception et boutique.

Fichier clients

Finalité: Retrouver un client connu, personnaliser l’accueil, l’informer des offres de la maison s’il l’accepte.
Données: Nom, email, téléphone, société, séjours et séances passées, notes de l’équipe, et ce que le client a choisi de partager pour être bien accueilli.
Base légale: Intérêt légitime (relation client) ; consentement pour les informations commerciales.
Durée: Trois ans après le dernier contact.
Destinataires: Réception, spa et direction.

Traduction et assistance par intelligence artificielle

Finalité: Traduire les pages et les messages dans la langue du client, aider l’équipe à rédiger et à ranger.
Données: Les textes à traduire ou à analyser, sans identifiant du client quand c’est possible.
Base légale: Intérêt légitime (qualité du service).
Durée: Les textes ne sont pas conservés par le fournisseur d’IA.
Destinataires: Le fournisseur d’intelligence artificielle de l’app (sous-traitant, données hébergées hors du cache de traduction en Europe).

Mesure d’audience et publicité (pages de devis et de réservation)

Finalité: Savoir quelles pages et quelles prestations intéressent les visiteurs, et quelles annonces amènent les demandes et les réservations.
Données: Pages vues, étapes du formulaire, prestation, date et montant de la carte, campagne d’origine. Avec l’accord « Publicité », l’identifiant du clic sur l’annonce est aussi gardé avec la demande de devis : si le devis est signé, l’hôtel le signale à Google Ads avec son montant. Jamais de nom, d’email, de téléphone ni de numéro de chambre.
Base légale: Consentement, donné par le bandeau de la page et modifiable à tout moment par le lien « Cookies » en bas de page.
Durée: 13 mois au plus pour les cookies, choix redemandé tous les 6 mois
Destinataires: Google (Google Analytics, Google Ads), et l’agence de webmarketing de l’hôtel pour des statistiques sans donnée personnelle.

Journal technique et sécurité

Finalité: Savoir qui a fait quoi dans l’app, détecter un usage anormal.
Données: Identifiant de l’utilisateur de l’équipe, action, date ; adresse IP pour les signatures.
Base légale: Intérêt légitime (sécurité).
Durée: Douze mois.
Destinataires: Direction de l’hôtel et prestataire technique.

Combien de temps nous les gardons

Pièces d’identité : 7 jours. Photos envoyées au pré-enregistrement, effacées après le départ.
Séjours : 36 mois. Coordonnées, messages et préférences du séjour, après le départ.
Réservations de soins et achats : 36 mois. Clients extérieurs : nom, email, téléphone, après la date de la séance.
Demandes de devis sans suite : 12 mois. Perdues ou restées sans réponse : coordonnées effacées, le dossier reste en statistiques.
Formulaires abandonnés : 3 mois. Demandes de devis commencées en ligne et jamais envoyées.

Au-delà de ces durées, les données sont effacées ou rendues anonymes automatiquement. Les pièces comptables sont conservées le temps prévu par la loi.

Qui y a accès

Seules les personnes de l’hôtel qui en ont besoin pour leur travail accèdent à vos données, chacune selon son rôle. Nos prestataires techniques n’y accèdent que pour héberger et faire fonctionner le service, dans le cadre d’un contrat qui les y oblige :

COLOURBREEZE · Prestataire technique
Vercel Inc. · Hébergement de l’application (serveurs) · Paris, France (région de déploiement)
Supabase Inc. · Base de données, fichiers et authentification · Union européenne
Anthropic PBC · Traduction et assistance par intelligence artificielle · États-Unis, sans conservation des textes
La messagerie de l’hôtel (SMTP) · Envoi des emails au nom de l’hôtel · Selon l’hébergeur de messagerie de l’hôtel
Google Ireland Ltd · Mesure d’audience et publicité (Google Analytics, Google Ads), seulement avec l’accord du visiteur · Union européenne et États-Unis
Brevo (Sendinblue SAS) · Envoi des codes et rappels par SMS · France

Où elles sont hébergées

Les données sont hébergées sur des serveurs situés en France et dans l’Union européenne, chiffrées lors des échanges et au repos, et sauvegardées chaque jour.

Vos droits

Vous pouvez à tout moment demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement ou leur portabilité, et vous opposer à leur utilisation à des fins d’information commerciale. Écrivez-nous à l’adresse ci-dessous ; nous répondons sous un mois. Vous pouvez aussi saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (cnil.fr).

Cookies

Ces pages n’utilisent que des cookies nécessaires à leur fonctionnement (session, langue choisie, panier). Aucun cookie publicitaire ni de mesure d’audience n’est déposé sans votre accord.

Sur les pages de demande de devis et de réservation, un bandeau vous demande votre accord pour la mesure d’audience et la publicité (Google Analytics, Google Ads). Sans accord, rien n’est chargé. Le lien « Cookies » en bas de ces pages permet de changer d’avis.

Nous contacter

Contact données personnelles : reception@hotelindarra.com

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